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4 Arten von IT-Systemen, die Sie in Rente schicken sollten – oder auch nicht …

Autor: Ian Piddock
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1. März 2019

https://www.stibosystems.com/de/what-is-master-data-managementFinden sich auch in Ihrer IT-Infrastruktur veraltete Systeme, Citizen Apps, Schatten-IT-Lösungen und obsolete Tools? Hier ein paar Erwägungen, die Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie ein IT-System aufs Altenteil schicken.

Wann sollte man ein IT-System ausmustern und wann nicht? Die Antwort auf diese Frage ist nicht immer ganz einfach. Alle Systeme und Anwendungen erfüllen irgendeine Aufgabe. So erscheint es (zumindest auf den ersten Blick) nahezu unmöglich, eine Lösung einfach so rauszuwerfen – zumindest ohne Ersatz.

Ob ein IT-System ausgemustert werden sollte oder nicht, hängt dabei von verschiedenen Faktoren ab:

  • Gibt es Alternativen?
  • Wie verbessert oder verändert der Wegfall der Lösung die IT-Sicherheit und die Arbeitssituation?
  • Sprechen die wirtschaftlichen Argumente eher für eine Ausmusterung, ein System-Upgrade oder einen Neukauf?

Probleme bereiten hier insbesondere vier Kategorien von IT-Systemen („IT-Kulturen“ wäre vielleicht der angemesssenere Ausdruck). Allerdings sind Lösungen verfügbar, um diese Herausforderungen zu meistern.

Die vier Kategorien sind nicht unbedingt vergleichbar und überlappen sich zum Teil sogar:

  • Veraltete Systeme
  • Citizen Apps
  • Schatten-IT-Systeme
  • Obsolete Tools

Four Types of IT Systems that Should be Sunsetted – and What to Consider

 

Veraltete Systeme (Legacy Systems)

Wie definiert man den Begriff veraltetes System?

Dies bezeichnet eine Technologie, die längst nicht mehr auf dem neuesten Stand ist, die aber aus verschiedenen Gründen auf neuere Betriebssysteme portiert wurde. Solch ein System wird nicht mehr vertrieben oder aktualisiert und erhält keinen Support mehr vom Hersteller.

Wo liegen die Vorteile veralterer Systeme?

  • Hat irgendjemand im Unternehmen Interesse daran, weiter veraltete Systeme zu nutzen?

Oft halten einige Anwender an veralteten IT-Systemen fest, weil diese über liebgewonnene Features verfügen, die neuere Systeme nicht haben. Der Hauptgrund liegt aber oft darin, dass ein neues System auch vorhandene Strukturen und Arbeitsweisen ändern würde. So geben sich viele Mitarbeiter lieber mit einem längst nicht mehr optimalen, aber vertrauten System zufrieden, statt sich für Veränderungen (und die damit einhergehende Unsicherheit) zu öffnen.

  • Gibt es irgendwelche finanziellen Gründe, das bestehende System zu behalten?

Vor allem in kleineren Unternehmen ist es oft schwierig, die für ein Upgrade notwendigen Ressourcen bereitzustellen – seien es Zeit, Geld oder Mitarbeiter. So ist es trotz der offensichtlichen Nachteile, die eine weitere Nutzung des veralteten Systems bedeutet, oft einfach zu verlockend, die Kosten für das Upgrade und die entsprechenden Schulungen vor sich her zu schieben.

Wo liegen die Probleme veralterer Systeme?

  • Basiert das System auf einem nicht mehr gebräuchlichen Code?

Das Problem veralteter Systeme ist in erster Linie der Code. Denn wenn der Hersteller als Ersatz für die alte Lösung ein komplett neues Produkt entwickelt oder er wird von einem größeren Unternehmen mit einem ähnlichen Produkt geschluckt, wird die alte Lösung aus dem Programm genommen und erhält keinen Support mehr. Fehlerbehebung und Wartung sind nicht mehr verfügbar, und neuere Systeme sind nicht immer abwärtskompatibel.

  • Ist das Unternehmen auf die Performance des bestehenden Systems angewiesen?

Das größte Problem ist es, wenn das veraltete System das operative Geschäft ausbremst, indem es die Auführung von Workflows behindert und keine zu 100 % zuverlässigen Daten liefert.

Was ist die Lösung?

  • Verfügen Sie über die Ressourcen, um Daten zu migrieren?

Die einzig schlüssige Lösung für ein veraltetes System, in dem wichtige Stammdaten vorgehalten werden, ist es, diese Daten zu migrieren. Das aber kann sehr zeit- und kostenintensiv sein. Am besten, Sie bestimmen einen Projektmanager und setzen ein Datenteam ein, die ein Modell der Workflows und der Datenverarbeitung erstellen.

  • Bietet eine Datenmigration noch weitere Vorteile?

Ja. Wenn in der Datenmigration auch eine Bereinigung und Deduplizierung Ihrer Datensätze beinhaltet ist, profitieren Sie nicht nur von einem aktualisierten System, sondern sorgen auch für eine gute Data Governance. Das wiederum vereinfacht die Einhaltung von Compliance-Vorgaben, beschleunigt die Effizienz und verbessert die Kundenzufriedenheit, weil saubere Daten weniger manuelle Eingriffe erfordern und weniger Kundenbeschwerden verursachen.

 

Citizen Apps

Was sind Citizen Apps?

Die sogenannte Citizen Entwicklung bietet Menschen ohne Code- oder Programmierkenntnisse die Möglichkeit, eigene Apps und Softwareprogramme zu erstellen. Einige bekannte Marken bieten die Möglichkeit, innerhalb ihrer Umgebung codearme oder codefreie Programmierung zu nutzen, während sich andere Anbieter auf entsprechende Tools mit einfachen Drag-and-Drop-Benutzeroberflächen spezialisiert haben.

Wo liegen die Vorteile von Citizen Apps?

  • Lösen Citizen Apps Probleme?

Citizen Apps eignen sich für Unternehmen, in denen sich manche Aufgaben mit einer maßgeschneiderten Software-Anwendung einfacher bewältigen lassen als manuell mit E-Mails und Excel-Tabellen. Mithilfe einer simplen, schnell entwickelten Citizen App lasen sich ganz einfach Effizienzvorteile sichern und Workflows verbessern.

  • Sparen Citizen Apps Geld?

Ja, zumindest kurzfristig gesehen. Kleine Unternehmen benötigen häufig keine umfassende Enterprise-Lösung, deren Potenzial sie ohnehin nicht vollständig nutzen würden.

Wo liegen die Probleme von Citizen Apps?

Probleme mit Citizen Apps treten typischerweise in Großunternehmen auf, in denen die IT-Abteilung als zu träge empfunden wird, um schnell auf die Anforderungen der Mitarbeiter zu reagieren. Wenn kreative Mitarbeiter Tools verlangen, um effizienter oder genauer arbeiten zu können, und die IT-Abteilung sich der Sache eher zögerlich annimmt, können sie auf einer Low-Code-Plattform ihre Apps selbst erstellen. So lassen sich zwar schnell bestehende Probleme lösen, und auch dem Umsatz des Unternehmens kommt dieser Ansatz zugute. Dieses Do-it-yourself-Verfahren wird aber aus zwei Gründen nicht sonderlich gerne gesehen: Citizen Apps stellen ein Sicherheitsrisiko dar und sorgen für Probleme bei der Datenverwaltung.

  • Verarbeitet das Unternehmen sensible Daten?

Fast alle Unternehmen speichern und verarbeiten heute sensible Daten. Citizen Apps sind aber anfällig für unberechtigte Zugriffe, wenn sie von den Sicherheitsmaßnahmen der IT-Abteilung nicht abgedeckt werden. Genau das ist aber häufig der Fall, da das IT-Team oft gar nichts von der Existenz der Anwendungen weiß.

  • Hat das Unternehmen Probleme mit isoliert gespeicherten Daten?

Citizen Apps können auch zu einem Datenverwaltungsproblem werden, weil sie oft nichts anderes sind als Datensilos. Wenn Mitarbeiter aus durchaus nachvollziehbaren Gründen eigene Datenbanken anlegen, tragen sie so letztlich dazu bei, eine oft schon fragmentierte Datenlandschaft mit verschiedenen isolierten Datensilos noch komplexer und unübersichtlicher zu gestalten. So steigt das Risiko, dass Daten im Unternehmen an mehreren Speicherorten vorgehalten werden, was fast immer fehlerhafte, unvollständige Datensätze und Datendubletten zur Folge hat.

  • Enthalten Citizen Apps Stammdaten?

Wenn im Unternehmen keine Richtlinien für die Einbeziehung von Citizen Apps in die offiziellen Data Governance-Strukturen vorhanden sind, können diese Apps letztlich verhindern, dass die richtigen Produktaussagen Kunden und Anbieter erreichen. Zudem erschweren sie in dem Fall die Einhaltung von Compliance-Vorgaben und untergraben die Data Governance.

Was ist die Lösung?

  • Kann ein Unternehmen in irgendeiner Weise Citizen Apps einsetzen?

Wenn Citizen Apps sich in großen Unternehmen festgesetzt haben, bleiben der IT-Abteilung grundsätzlich nur zwei Möglichkeiten. 1. Alle Versuche anderer Kollegen, sich eine unkontrollierte IT-Umgebung zu schaffen, werden gestoppt, indem nicht offiziell freigegebene Citizen Apps verboten werden. 2. Der Konflikt wird entschärft, indem das IT-Team die Citizen Entwickler und ihre Arbeit unterstützt und so deren Lösungen sicher in die Infrastruktur integriert. In manchen Fällen kann eine Lösung für die system- und anwendungsübergreifende Verwaltung und Aktualisierung aller Daten dem IT-Leiter oder dem CIO helfen, die Citizen Entwickler einzubeziehen und sie zu unterstützen.

  • Hat das Unternehmen eine Data Governance- oder Datenverwaltungsrichtlinie?

Data Governance und Datenverwaltung sind für jedes Unternehmen von essenzieller Bedeutung. Mit einem offiziellen Datenschutzbeauftragten, einem Team von Datenverantwortlichen und entsprechenden Richtlinien für die Datensicherheit sollte ein Unternehmen gut aufgestellt sein, um Probleme mit Citizen Apps anzusprechen und zu lösen.

Schatten-IT-Systeme

Was versteht man unter Schatten-IT?

Zwar haben wir es hier auch mit IT-Systemen zu tun, diese sind aber nicht offizieller Bestandteil der IT-Infrastruktur des Unternehmens. Für die meisten IT-Abteilungen handelt es sich hier zudem um etwas, das man im Zweifelsfall nicht ausmustert, sondern am besten mit Stumpf und Stiel ausrottet. Schatten-IT hat viel mit Citizen Apps gemeinsam, diese Lösungen sind aber beiter aufgestellt und werden häufiger genutzt. Von Schatten-IT spricht man, wenn Mitarbeiter und Abteilungen im gesamten Unternehmen eigene Hardware und Software nutzen, und zwar außerhalb des Firmennetzwerks und ohne das Wissen der IT-Abteilung. Die wohl am weitesten verbreitete Art von Schatten-IT ist die Nutzung cloudbasierter Services, aber auch die Nutzung privater USB-Sticks oder E-Mail-Konten fällt unter diese Kategorie.

Wo liegen die Vorteile von Schatten-IT?

  • Löst Schatten-IT Probleme?

In aller Regel wird Schatten-IT in guter Absicht genutzt. Eine Abteilung beschließt zum Beispiel, ein cloudbasiertes Filesharing-System zu nutzen, um die Zusammenarbeit zu beschleunigen – oder Mitarbeiter speichern ihre Projekte auf USB-Sticks, um auch offline arbeiten zu können. Mithilfe von Cloud-Services können Mitarbeiter effizienter zusammenarbeiten. Und weil cloudbasierte Services heute so verbreitet sind, sieht sie kaum jemand als potenzielle Problemquelle an.

  • Gibt es irgendwelche organisatorischen Gründe für die Existenz von Schatten-IT?

Unzufriedenheit mit der Reaktionszeit der IT-Abteilung und/oder deren mangelnde Einsicht in die täglichen Herausforderungen der einzelnen Abteilungen führen oft dazu, dass man sich alternativen IT-Systemen zuwendet.

Wo liegen die Probleme von Schatten-IT?

  • Bietet die IT-Abteilung Support?

Wenn die IT-Abteilung von der Existenz eines Systems nichts weiß, kann sie es auch nicht unterstützen. Schatten-IT läst sich nur schwer kontrollieren und eindämmen.

  • Machen Sie sich Gedanken wegen Viren und Hacker-Angriffen?

USB-Sticks können Viren enthalten und Hacker können in Cloud-Anwendungen eindringen, die nicht durch die gleichen Sicherheitsstandards geschützt sind wie das restliche Unternehmen.

  • Ist das Unternehmen auf kontinuierlich aktualisierte Daten angewiesen?

Wenn Ihre Leute Daten in eigenen Filesharing-Systemen und Spreadsheets „bunkern“, schleichen sich schnell Fehler ein, und die Daten sind schon bald nicht mehr aktuell. Schatten-IT ist eine der häufigsten Quellen für Datendubletten und fehlerhafte Daten.

Was ist die Lösung?

  • Hat das Unternehmen eine Richtlinie für die Datensicherheit?

Aufgrund des inhärenten Sicherheitsrisikos ist Schatten-IT in keinem Fall akzeptabel, wenn Sie mit sensiblen oder vertraulichen Informationen umgehen. Deshalb sollte die IT-Abteilung die Risiken von Schatten-IT im Unternehmen kommunizieren und schlüssige, einfach zu befolgende IT-Sicherheitsrichtlinien ausarbeiten.

Zukunftsorientierte Unternehmen sollten sich zudem nach ISO 27001 zertifizieren lassen. Eine Zertifizierung nach diesem hohen Standard für die Datensicherheit ist für Ihre Kunden der beste Beleg dafür, dass man Ihnen vertrauen kann. Auf diese Weise schützen Sie nicht nur Ihr eigenes Unternehmen vor Viren und Datenschutzverletzungen, sondern auch Ihre Kunden.

  • Kann das Unternehmen die notwendigen Tools beibringen, um die Aufgaben zu erfüllen, die normalerweise von Schatten-IT ausgeführt werden?

Die kommunikative Strategie sollte unterstützt werden, indem die erforderlichen Tools den Mitarbeitern in einer kontrollierten Umgebung bereitgestellt werden. So könnte die IT-Abteilung problemlos Apps für Filesharing und Online-Kommunikation sichern, verschlüsselte Hardware ausgeben und eine Passwortrichtlinie implementieren. Außerdem sollte sie stets ein offenes Ohr für die IT-Anforderungen der Mitarbeiter haben.

 

Obsolete Systeme

Was sind obsolete Systeme?

Hierbei handelt es sich um Systeme, die einst aus guten Gründen angeschafft wurden, die mittlerweile aber kaum noch in Benutzung sind. In der Regel ist es so, dass Anwender nach Einführung eines neuen Systems einen Großteil der verfügbaren Funktionen nutzen. Übernehmen dann mit der Zeit neue Anwendungen einen Teil der Aufgaben oder verlassen die Kernanwender das Unternehmen, werden oft nur noch einige wenige Features genutzt.

Wo liegen die Vorteile obsoleter Systeme?

  • Ist das System fürs Unternehmen aus irgendeinem Grund unverzichtbar geworden?

Ähnlich wie bei veralteten Systemen kann es auch bei obsoleten Lösungen der Fall sein, dass sie nach wie vor genutzt werden, weil sie bestimmte Daten bereitstellen, die von keinem anderen System unterstützt werden. Das wäre zum Beispiel ein Argument für die weitere Nutzung.

Wo liegen die Probleme obsoleter Systeme?

  • Wird das obsolete System im Rahmen einer aktiven Lizenz genutzt?

Das Problem liegt darin, dass es schwieriger ist, mit einer auslaufenden Anwendung einen Return-on-Investment zu erwirtschaften, da vielleicht noch immer Lizenzgebühren und Wartungskosten anfallen.

  • Ist das obsolete System ein Datensilo?

Bei datenführenden Systemen, die nur von wenigen Personen für einige wenige Aufgaben genutzt werden, besteht ein erhöhtes Risiko, dass sie veraltete und/oder unvollständige Daten enthalten.

Was ist die Lösung?

  • Können die Daten zu einem anderen System migriert werden?

Falls ja, könnten Sie Ihre Daten zu einer neueren, vielseitigeren Anwendung migrieren und die alte Lösung ausmustern. Entsprechende Vorschläge stoßen bei vielen Kollegen allerdings nicht unbedingt auf Gegenliebe. Deshalb sollte man hier ganz klar die Vor- und Nachteile abwägen.

  • Kann das obsolete System in andere Systeme integriert werden?

Sie könnten die Datenverwaltung über ein Daten-Hub zentralisieren, das einzelne IT-Systeme integriert und so eine „friedliche Koexistenz“ ermöglicht. Diese Architektur würde zudem die Integration mit anderen Systemen ermöglichen, auch mit externen Lösungen. So können Sie Workflows optimieren und im gesamten Ökosystem Ihres Unternehmens für konsistent aktualisierte Daten sorgen.

Ohnehin ist grundsätzlich davon abzuraten, Daten in verschiedenen, nicht integrierten Systemen vorzuhalten. Das Risiko veralteter und/oder mehrfach vorhandener Datensätze ist dabei einfach zu hoch – von den verheerenden Auswirkungen fürs Geschäft einmal ganz zu schweigen. Fehlerhafte Datensätze können unter anderem dazu führen, dass Kunden mit irrelevanten Inhalten bombardiert werden. Das aber schädigt den Ruf des Unternehmens.

 

Ein IT-System auszumustern, wirkt sich auch auf andere Bereiche aus. Wirtschaftliche Aspekte sind nur einer davon.

Veraltete Systeme haben oft liebgewonnene Funktionen, die nicht einfach zu ersetzen sind. In obsoleten Systemen werden häufig wichtige Daten vorgehalten. Citizen Apps können Mitarbeiter effizienter arbeiten lassen und mit Schatten-IT lassen sich Probleme im Handumdrehen lösen. All diese Gründe sollten aber sorgfältig gegen die offensichtlichen Nachteile abgewogen werden, nämlich Sicherheitsrisiken und Bildung von Datensilos. Der einzig schlüssige Weg, um zu bestimmen, ob ein System ausgemustert werden sollte oder nicht, ist es, das Endziel und die geschäftlichen Auswirkungen im Auge zu behalten.


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As Director of Solution Strategy for Product Master Data Management at Stibo Systems, Ian helps organizations to optimize their business outcomes through the delivery of technology solutions that support digital transformation initiatives. Ian has more than 15 years of experience in the enterprise software industry and a keen eye for where customers can capitalize on data and digital innovation.
Als Director Solution Strategy für die Produktstammdatenverwaltung bei Stibo Systems hilft Ian Piddock Unternehmen, mit Technologielösungen, die die digitale Transformation unterstützen, ihre Geschäftsergebnisse zu optimieren. Piddock ist seit mehr als 15 Jahren im Bereich Unternehmenssoftware aktiv. Mit geschultem Blick erkennt er schnell und präzise, wo und wie Unternehmen von ihren Daten sowie von der digitalen Innovation profitieren können.


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