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Früher Vogel fängt den Wurm: Planen Sie Ihre Stammdatenstrategie mit ausreichend Vorlauf

Autor: Rob Bruce
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28. September 2018

"Ein Ziel ohne Plan ist nur ein Wunsch.“ - Antoine de Saint-Exupéry

Dass sich mithilfe von Stammdatenverwaltung viele Herausforderungen meistern lassen, ist bekannt. Es stellt sich lediglich dieselbe Frage wie bei der Implementierung anderer Unternehmenssysteme auch: Wo soll man anfangen? Wie sollte man den ganzen Prozess lostreten? Wen muss man mit an Bord nehmen und wie entscheidet man über Dinge wie Budget, Zuständigkeiten, Termine und Zielvorgaben? Diese sieben einfachen Schritte bieten Ihnen den perfekten Rahmen, um Ihre Strategie vom ersten Schritt an zu planen, bevor Sie eine Kaufentscheidung treffen. Diese clevere Art, Ihr Stammdatenprojekt zu starten, bietet Ihnen die Möglichkeit, Schritt für Schritt besser zu werden, von der Lieferantenauswahl bis hin zur Implementierung und Inbetriebnahme.

Bei dieser Vorgehensweise können Sie sich mit aller Umsicht eine flexible, skalierbare Stammdatenplattform schaffen, mit deren Hilfe Sie sich folgende Vorteile sichern können:

  • Schnellere Markteinführung von Produkten und Services
  • Mehr Effizienz in der gesamten Lieferkette
  • Persönlichere Interaktion mit Ihren Kunden
  • Weniger Aufwand für die Verwaltung von Datensilos

Successful Master Data Management starts with a good strategic framework

 

1. Starten Sie die Recherche


Systemintegrationspartner

Viele Systemintegratoren bieten Plattformen für Produktstammdaten als Teil ihrer umfassenden Lösungslandschaften an. Falls Sie über die nötigen Mittel verfügen, ist das eine gute Option. Aber nehmen Sie auf Ihrer Entdeckungsreise bitte nicht nur einen oder zwei Anbieter unter die Lupe. Da diese Integratoren Daten als performancerelevanten Aktivposten behandeln, sind sie in aller Regel mit der Erfassung, Bereinigung, Strukturierung und Integration von Daten bestens vertraut, sodass sich diese von Business-Anwendern einfach abrufen und analysieren lassen.

Analyst Communities

Gartner, Forrester und andere Analystengruppen können Sie mit einer Liste der Stammdatenanbieter unterstützen, mit denen Sie sich bevorzugt unterhalten sollten. Nutzen Sie diese frühe Informationsphase auch, um weitere Argumente für Ihr Projekt zu sammeln. Je stärker Sie in den Anbieterprozess involviert sind, desto besser können Sie die Stärken und Schwächen bestimmter Lieferanten identifizieren, wie z. B. ihren Implementierungsstil oder ihre Marktausrichtung. Anhand dieser Erkenntnisse können Sie Ihre aktuellen und künftigen Anforderungen besser einschätzen.

Anbieter

Die meisten Anbieter pflegen ihre ganz eigenen Sichtweisen (und Vorurteile), aber das ist schon okay. Nutzen Sie diese, um Ihre Strategie auszuarbeiten, indem Sie Fragen stellen und gut zuhören. Stellen Sie in jedem Fall sicher, dass Ihre Gesprächspartner verstehen, was Sie von einer Stammdatenlösung erwarten. Prüfen Sie außerdem, ob sie in der Lage sind, all Ihre Anforderungen abzudecken, zum Beispiel, ob sie verschiedene Daten-Domains, wie Kunden, Produkte, Lieferanten und Standorte, integrieren können oder ob sie nur auf eine einzige spezialisiert sind. Jeder Anbieter wird Ihnen Empfehlungen für die Prozessoptimierung unterbreiten und Hilfestellung bei der Budgetaufstellung geben.

 

2. Involvieren Sie alle Abteilungen

Von einer Stammdatenlösung profitieren Anwender in allen Regionen, Geschäftsbereichen und Abteilungen (z. B. Marketing, Vertrieb und Produktentwicklung) ebenso wie die Partner und die Lieferkette des Unternehmens. Sichern Sie sich deshalb bereichsübergreifenden Input von allen Managern und Anwendern der relevanten Abteilungen. Mit anderen Worten: Bringen Sie die richtigen Leute an den Tisch, um die technischen Anforderungen, Nutzungsszenarien und Workflows zu definieren. Außerdem sollten Sie berücksichtigen, welche isolierten Systeme Sie mithilfe der Stammdatenlösung integrieren wollen, wie z. B. ERP-, CRM-, POS-, E-Commerce- oder Warenwirtschaftssysteme.

 

3. Sammeln Sie Use Cases

Vertrieb, Marketing und Engineering haben ganz unterschiedliche Stammdatenanforderungen. Deshalb sollten Sie zunächst mit Kollegen aus den relevanten Geschäftsbereichen sprechen. So können Sie deren Herausforderungen besser nachvollziehen und sie in die Analyse einfließen lassen. Dann sollten Sie Ihr Team mit den täglichen Aufgaben, Prozessen, Rollen, Zielen und Anforderungen der einzelnen Abteilungen vertraut machen. Hier geht es darum, den Produktlebenszyklus zu verstehen, von der Ideenfindung über das Design bis hin zur Produktion. Dokumentieren Sie alle mit einer Neueinführung verbundenen Schritte und wie die Bereiche Internet, Werbung, Druck, etc. ineinandergreifen. Betrachten Sie auch die verschiedenen datengenerierenden Systeme und wie Daten in diesen verwaltet werden.

 

4. Erstellen Sie den Business Case

Ihre Stammdatenstrategie sollte mit der strategischen Ausrichtung des Unternehmens übereinstimmen. Anderenfalls wäre eine Freigabe illusorisch. Abgesehen davon, würde das Projekt in dem Fall auch kaum die Mission, Vision und Ziele des Unternehmens unterstützen. Identifizieren Sie die drei bis fünf Bereiche, die sich mithilfe einer Stammdatenlösung verbessern lassen. Das sollte nicht allzu schwierig sein. Zum Beispiel könnte die Lösung helfen, Produkte schneller auf den Markt zu bringen, Zusatzgarantien besser zu verkaufen, die Retourenrate zu senken, Komplexität in der Lieferkette zu reduzieren oder den Produktlebenszyklus zu verkürzen. All diese Punkte lassen sich realisieren, wenn man mithilfe einer effizienten Stammdatenverwaltung auf eine durchgehend einheitliche Ansicht aller Daten zugreifen und dabei die durch Datensilos verursachte Ineffizienz vermeiden kann.

 

5. Identifizieren Sie Implementierungsarten 

Mit Blick auf die technischen Aspekte Ihrer Stammdatenlösung sollten Sie den für Sie optimalen Implementierungstyp festlegen. Es gibt vier verschiedene grundsätzliche Implementierungsarten, aus denen Sie den für Ihr Unternehmen optimalen Ansatz auswählen können. Welche Daten Sie benötigen, wer auf diese zugreifen soll sowie welche Geräte und Standorte einbezogen werden sollen, sind einige der Variablen, die es hier zu berücksichtigen gilt. Außerdem sollten Sie prüfen, ob Sie die Lösung vor Ort installieren wollen oder ob Sie die Bereitstellung über gemanagte Services bevorzugen. Glücklicherweise sind verschiedene Optionen verfügbar, die Ihren aktuellen Anforderungen entsprechen und mit Ihrem Unternehmen wachsen können. So können Sie Stibo Systems beispielsweise als einzigen zentralen Kontakt nutzen, der unter anderem die Installation, das Hosting, die Kontrolle und die Wartung Ihrer Stammdatenlösung in der Cloud verantwortet.

 

6. Verlangen Sie einen Proof of Concept (Machbarkeitsnachweis)

Anhand eines Proof of Concept können Sie am einfachsten nachvollziehen, ob die Leistungen eines Anbieters den aus Ihren geschäftlichen Zielen resultierenden Anforderungen entsprechen. Auf dieser Basis können Sie Ihre Strategien testen, neu bewerten und modifizieren. Im Rahmen des Machbarkeitsnachweises können Sie definieren und testen, welche Datenelemente enthalten sein sollen, und dann konsistente Definitionen und entsprechende Prozesse festlegen. Überprüfen Sie anhand des Machbarkeitsnachweises, was Sie umrissen haben, und beginnen Sie damit, ein zielgerichtetes Pilotprojekt zu erstellen. Anderenfalls könnten Sie ein unternehmensweites Projekt initiieren, das zu diesem Zeitpunkt zu ambitioniert ist und womöglich später scheitert. Sie sollten an diesem Punkt genau nachvollziehen können, wie die von Ihnen entwickelte Stammdatenlösung als zentrale Komponente Ihre Daten nach den von Ihnen definierten Business Rules zentralisiert, strukturiert, kategorisiert, lokalisiert, synchronisiert, anreichert und verwaltet.

 

7. Erstellen Sie das Budget

Softwarelizenzen, Implementierung, Systemintegration, individuelle Anpassung und Skalierbarkeit sind nur einige der Faktoren, die bei der Budgetplanung zu berücksichtigen sind. Vorher sollten Sie aber in jedem Fall mit Kollegen aus anderen Abteilungen reden, um entsprechende Nutzungsszenarien einplanen zu können. Prüfen Sie die verfügbaren Ressourcen und ziehen Sie dabei in Betracht, dass jemand die Software installieren und die Services

 

Vorbereitung ist alles

Die Bedeutung einer effizienten Stammdatenlösung für die Zukunft ist nicht zu unterschätzen, da Daten und Software die Grundlage des digitalen Zeitalters bilden. Folgt ein Unternehmen bei der Planung diesen wichtigen Schritten, wird die Implementierung später auch den geschäftlichen Anforderungen entsprechen. Dabei gilt: Je umsichtiger man bei der Planung und Vorbereitung vorgeht, desto schneller und nahtloser lässt sich die Implementierung realisieren. Außerdem schaffen Sie sich so mehr Rückhalt im Unternehmen. Wenn Sie sich gründlich vorbereiten und Ihre Strategie sorgfältig ausarbeiten, werden Sie das Projekt auch zum Erfolg führen.

 

"By failing to prepare, you are preparing to fail." Benjamin Franklin

 

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Rob Bruce is the Director of Presales Solution Consulting at Stibo Systems. For over a decade, Rob has been responsible for directing Stibo Systems success in the presales arena, leading the technical sales team in proofs of concepts and demonstrations with customers as Target, Ahold, Kellogg, McCormick, Scholastic, and AAFES. He attributes his success to being well-rounded and understanding the rudimentary elements of jazz music…While you have a script, you must know how to improvise with the synergies of the system and the audience. Rob is a professional guitar player and was a touring musician for over 10 years.
Rob Bruce ist Director of Presales Solution Consulting bei Stibo Systems. Seit mehr als zehn Jahren steuert Bruce den Erfolg von Stibo Systems in der Verkaufsvorbereitung. Mit Machbarkeitsnachweisen und Demos konnte sein technisches Vertriebsteam Kunden wie Target, Ahold, Kellogg, McCormick, Scholastic und AAFES überzeugen. Er selbst führt seinen Erfolg darauf zurück, dass er ein ausgeglichener Typ ist, der zudem die Grundzüge von Jazz versteht … Man arbeitet zwar mit einer Partitur, man muss aber auch improvisieren können, um den Funken zwischen System und Publikum überspringen zu lassen. Als Profi-Gitarrist war Rob Bruce über zehn Jahre lang als Tourmusiker aktiv.


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